L’obbligo della fattura elettronica è stato esteso gradualmente a tutti, piccole imprese e partite IVA comprese.
Molti hanno accolto con favore l’introduzione di questo strumento in quanto capace di velocizzare un onere formale, ovvero l’elaborazione e la trasmissione delle fatture. Altri, magari affezionati alle vecchie prassi o semplicemente restii al cambiamento, considerano la fatturazione elettronica l’ennesima scocciatura che lo Stato impone ai suoi contribuenti.
Chi ha ragione? Ne parliamo in questo articolo, che fornisce in aggiunta una guida passo passo alla redazione e alla trasmissione della fattura elettronica. In chiusura, introdurremo un software per creare fatture elettroniche molto facile da utilizzare e completo: Invoicex.
Cos'è la fatturazione elettronica e perché è importante?
La fatturazione elettronica è lo strumento che consente alle partite IVA e alle imprese di elaborare digitalmente le fatture e trasmetterle telematicamente. L’elaborazione avviene in genere mediante un software o un servizio ad hoc, mentre la trasmissione avviene nei confronti del Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
La fatturazione elettronica è uno strumento importante, e soprattutto utile, tanto per il contribuente quanto per il fisco. Il contribuente può dire finalmente addio al cartaceo e velocizzare un’attività che in passato tra scrittura, stampa, scansione e invio rubava parecchio tempo. Il fisco può monitorare in maniera diretta le fatture emesse, rilevare facilmente le discrepanze e quindi contrastare efficacemente l’evasione e l’elusione fiscale.
Come abbiamo specificato a inizio articolo, l’obbligo è stato esteso a tutti. Dal 1° gennaio 2024, anche ai forfettari. Tuttavia, si segnala un’eccezione: i professionisti del settore sanitario. Per loro, utilizzare la fatturazione elettronica sarebbe come diffondere dati sensibili dei propri clienti.
Come si utilizza la fatturazione elettronica? In realtà, è tutto molto semplice. Si utilizza un software per la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche. Si procede con la compilazione vera e propria, impiegando i tool messi a disposizione. Come minimo, i campi comprendono l’intestazione della fattura, la prestazione, l’importo, le modalità di pagamento. A questo punto si crea la fattura, la si verifica e la si trasmette al Sistema di Interscambio che effettua una verifica puramente formale e avverte l’intestatario della presenza della fattura a lui diretta.
Strumenti e software per la fatturazione elettronica: quale scegliere?
L’istinto suggerisce di affidarsi allo strumento messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Fa il suo, non c’è che dire. Il problema è che… fa poco altro. Dunque, è comunque uno strumento limitato e limitante.
Meglio affidarsi a software di terzi, i quali possono offrire svariate funzionalità: la possibilità di duplicare le fatture, di utilizzare una fattura già emessa e modificarla (molto utile se si fattura spesso agli stessi clienti), di modificare il layout, di effettuare non solo una verifica formale, ma anche sostanziale. Non è un dettaglio di poco conto: il fatto che il Sistema accetti la fattura non significa che questa sia corretta, dunque il rischio di andare incontro a sanzioni è sostanzialmente immutato.
Tra i migliori software disponibili spicca Invoicex. Oltre a offrire tutte le funzionalità precedentemente descritte, permette una gestione efficiente del magazzino, delle anagrafiche di clienti e fornitori, del flusso di cassa, di pagamenti e solleciti, di preventivi, ordini e DDT. In sintesi, si tratta di una risorsa completa e versatile, pensata per le piccole imprese e le partite IVA, ovvero per chiunque necessiti di monitorare la propria attività senza dover ricorrere a gestionali complessi.
Errori comuni nella fatturazione elettronica e come evitarli
Mettiamo ora in guardia da alcuni errori molto comuni che si commettono in fase di elaborazione e trasmissione delle fatturazione elettronica. Per esempio, la tendenza a produrre delle bozze e poi dimenticarle, passando dopo qualche giorno a una nuova fattura. In quel caso, si rischia di compromettere la progressività della numerazione.
Un altro errore consiste nell’utilizzare le fatture esistenti come calco e dimenticare di aggiornare i campi. L’evenienza più comune è lasciare intatto il contenuto del campo “prestazioni”, che spesso reca la dicitura del mese in cui è stata svolta l’attività.
Infine, un errore che non causa problemi di difformità, ma rischia di causare perdite di tempo, è la tendenza a ignorare i tool “facilitanti”. Alcuni software infatti permettono di memorizzare i clienti. In quel caso, al momento di elaborare la fattura, è sufficiente selezionare il cliente per evitare di riscrivere l’intestazione.